THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We are required by law to provide this information to all individuals that request and obtain services at Open Door Community Health Centers. We do this by posting a summary of this Notice in the reception area of each of our health centers, and by providing this Notice in our patient information packet. Should our privacy practices change in the future, we will notify patients by promptly posting our new policy and by making revised Notices available to all patients.

How we use information about you

  • We ask each patient to complete a Consent to Treatment form. This consent gives us permission to use and disclose your individual information for healthcare and business operations. This means you allow us to share your information when it is needed to provide care, coordinate health services, and obtain payment for those services.
  • We request from you only the information that we need for health care and business operations. This information includes your health history and basic personal information. Examples of this are your address, phone number, insurance information, social security number, and family income.
  • We limit access to your information to those employees that need the information in order to do their jobs. For example, billing staff use your personal information in order to bill for services, but do not access your personal health history.
  • We share information about you with others that are involved in your health care. For example, we send basic information (such as services received and diagnoses) to insurances or programs that pay for the services. Another example is when your health care provider refers you to a specialist. Your provider sends related sections of your medical history to the specialist. These types of disclosures are directly related to the health care that we provide or coordinate and are allowed under your Consent to Treatment.
  • We disclose some information in very specific situations that are required by law for example to report abuse, violence or neglect, or to report communicable diseases.
  • As part of our management and quality improvement programs, we group your information with that of other patients for analysis. When this is done, your personal information is removed and it is no longer linked to you.
  • ODCHC is part of an organized health care arrangement including participants in OCHIN. A current list of OCHIN participants is available at www.ochin.org. As a business associate of ODCHC, OCHIN supplies information technology and related services ODCHC and other OCHIN participants. OCHIN also engages in quality assessment and improvement activities on behalf of its participants. For example, OCHIN coordinates clinical review activities on behalf of participating organizations to establish best practice standards and assess clinical benefits that may be derived from the use of electronic health record systems. OCHIN also helps participants work collaboratively to improve the management of internal and external patient referrals. Your personal health information may be shared by ODCHC with other OCHIN participants or a health information exchange only when
    necessary for medical treatment or for the health care operations purposes of the organized health care arrangement. Health care operation can include, among other things, geocoding your residence location to improve the clinical benefits you receive.
    The personal health information may include past, present and future medical information as well as information outlined in the Privacy Rules. The information, to the extent disclosed, will be disclosed consistent with the Privacy Rules or any other applicable law as amended from time to time. You have the right to change your mind and withdraw this consent, however, the information may have already been provided as allowed by you. This consent will remain in effect until revoked by you in writing. If requested, you will be provided a list of entities to which your information has been disclosed.
  • We may participate in one or more health information exchanges (HIEs). HIEs may electronically share medical information for treatment, payment and health care operation purposes with other participants in the HIEs. HIEs allow your health care providers to quickly access and use medical information necessary for your treatment and other lawful purposes. The addition of your medical information in a HIE is voluntary and subject to your right to opt-out. More information on any HIE in which we participate or how you can exercise your right to opt-out can be found at: https://www.nchiin.org/Optout.aspx

When we need your permission to disclose information

Any release of information about you that does not fall into the above categories requires a written authorization from you. You will be asked to complete an Authorization to Release form and to tell us exactly what sections of your information we can release, and to whom. If this form in not correct and complete, we can not release your individual information.

Your Rights Concerning your individual information

You have certain specific rights to control your individual health information. These rights are summarized below. We have policies and procedures in place regarding each of these items. You may contact your provider, or a medical records supervisor, for more information about any of these rights.

  • Right to revoke authorization – You have the right to revoke a previously made authorization to release.
  • Right to request restrictions on disclosure – You have the right to request that we not disclose all or part of your individual information, even for the health care and business operations discussed above. As a health care provider, we are not required to agree to your request, and we do not encourage any restriction that would impact the sharing of information that is important to maintaining your health. However, there may be situations when such a restriction is appropriate. You are encouraged to discuss this with your health care provider who will provide you with more information should a restriction be necessary.
  • Right to access your health care records – You have the right to inspect your health care records in the presence of a health care provider, and to have a copy of those records.
  • Right to amend or correct your health care records – You have the right to provide a written addendum to correct any portion of your health care record that you feel is inaccurate.
  • Right to know how your records have been disclosed – You have the right to receive a history of the disclosures of your health care records.

What to do if you suspect that your privacy has been violated

We encourage our staff to report any suspected privacy violations, either intentional or unintentional. We also encourage you to make a report any time that you feel your privacy may have been violated. No individual will ever be discriminated against for making a report.

You may make a report in the following ways:

  • Phone: (707) 826-8633 x 5176
  • Fax: (707) 630-5131 Attn: Privacy Officer
  • Email: [email protected]
  • Send a written report to:
    Open Door Community Health Centers
    Attn. Privacy Officer
    1275 8th Street
    Arcata, CA 95521

ESTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y COMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉA EL AVISO CUIDADOSAMENTE.

Estamos obligados por ley a proporcionar esta información a todas las personas quienes soliciten y obtengan servicios en Los Centros Comunitarios De Salud De Open Door. Hacemos esto por medio de la publicación de un resumen de este aviso en la recepción de cada uno de nuestros centros de salud y también dando esta notificación en nuestro paquete de información para el paciente. En caso de que nuestras prácticas de privacidad cambien en el futuro, notificaremos a los pacientes con publicar inmediatamente nuestra nueva política y con hacer avisos revisados disponibles a todos los pacientes.

Cómo usamos su información personal

  • Le pedimos a cada paciente llenar un formulario para Consentimiento de Tratamiento. Esta autorización nos da permiso para usar y divulgar su información individual para las operaciones comerciales y de atención médica. Esto significa que nos permite compartir su información cuando sea necesario darle atención médica, coordinar sus servicios de salud y obtener el pago de estos servicios.
  • Solicitamos de usted sólo la información que necesitamos para el cuidado de su salud y las operaciones comerciales. Esta información incluye su historial de salud e información personal básica. Ejemplos de esto son su dirección, número de teléfono, información de su seguro de salud, número de seguro social e ingresos familiares.
  • Limitamos el acceso a su información a aquellos empleados quienes necesiten su información para hacer su trabajo. Por ejemplo, personal de facturación utiliza su información personal para facturar servicios, pero no acceder a su historial de salud personal.
  • Compartimos información sobre usted con otras personas quienes participen en el cuidado de su salud. Por ejemplo, enviamos información básica (tales como servicios que usted ha recibido y diagnósticos) a seguros de salud o programas que pagan por los servicios. Otro ejemplo es cuando el médico lo refiere a un especialista. Su proveedor envía secciones relacionadas de su historia clínica personal al especialista. Estos tipos de divulgación de información personal están directamente relacionados con la atención médica que brindamos o coordinamos y se permiten mediante su consentimiento al tratamiento.
  • Revelamos algunos datos en situaciones muy específicas que son requeridas por ley, por ejemplo: abuso, violencia o negligencia, o para reportar enfermedades transmisibles.
  • Como parte de nuestra administración y programas de mejoramiento de nuestra calidad, agrupamos su información con la de otros pacientes con fines de análisis. Una vez terminado el proceso, su información personal se elimina, obteniendo así un reporte sin información acerca de usted.
  • ODCHC es parte de un acuerdo de atención médica organizada que incluye a los participantes en OCHIN. Una lista actual de los participantes de OCHIN está disponible en www.ochin.org. Como socio comercial de ODCHC, OCHIN suministra tecnología de la información y servicios relacionados con ODCHC y otros participantes de OCHIN. OCHIN también participa en actividades de evaluación y mejora de la calidad en nombre de sus participantes. Por ejemplo, OCHIN coordina las actividades de revisión clínica en nombre de las organizaciones participantes para establecer normas de mejores prácticas y evaluar los beneficios clínicos que pueden derivarse del uso de sistemas de registros de salud electrónicos. OCHIN también ayuda a los participantes a trabajar en colaboración para mejorar la gestación de las referencias internas y externas de los pacientes. ODCHC puede compartir su información de salud personal con otros participantes de OCHIN o intercambiar información de salud solo cuando sea necesario para el tratamiento médico o para fines de operaciones del acuerdo organizado de atención médica. La operación de atención médica puede incluir, entre otras cosas, geo codificar la ubicación de su residencia para mejorar los beneficios clínicos que recibe.
  • La información de salud personal puede incluir información médica pasada, presente y futura, así como la información descrita en las Normas de Privacidad. La información, en la medida en que se divulgue, se divulgará en conformidad con las Normas de Privacidad o cualquier otra ley aplicable, según se modifique periódicamente. Usted tiene el derecho a cambiar de opinión y retirar este consentimiento, sin embargo, es posible que la información ya se haya proporcionado según lo permitido por usted. Este consentimiento permanecerá vigente hasta que usted lo revoque por escrito. Si se solicita, se le proporcionará una lista de las entidades a las que se ha divulgado su información.Podemos participar en uno o más intercambios de información de salud (HIEs por sus siglas en Ingles). HIEs puede compartir información médica electrónicamente con propósitos de tratamiento, pagos, y cuidado de salud con otros participantes de HIEs. HIEs le permite a los médicos acceder rápidamente y utilizar información médica necesaria para su tratamiento y otros fines legales. La adición de su información médica en una HIE es voluntaria y usted tiene el derecho de no participar si así lo desea. Sobre cualquier HIEs en las que participamos o cómo puede ejercer su derecho a no optar, puede encontrar toda la información en: https://www.nchiin.org/Optout.aspx

¿En que casos necesitamos su permiso para divulgar información?

Cualquier divulgación de información sobre usted que no caiga en las categorías anteriores requiere de usted una autorización por escrito. Se le pedirá completar un formulario de Autorización para Divulgar Información y decirnos exactamente qué secciones de su información podemos divulgar y a quien. Si este formulario no se completa o se corrige, no podemos compartir su información personal.

Sus derechos con respecto a su información personal

Usted tiene ciertos derechos específicos para el control de su información de salud personal. Estos derechos se resumen a continuación. Contamos con políticas y procedimientos con respecto a cada uno de estos elementos. Puede contactar a su proveedor de salud, o aun supervisor de registros médicos, para obtener más información acerca de cualquiera de estos derechos.

  • Derecho a revocar la autorización – usted tiene el derecho de revocar un formulario de Autorización para Divulgar Información que haya llenado anteriormente.
  • Derecho a solicitar restricciones sobre la revelación – usted tiene derecho a solicitar que no revelamos todo o parte de su información personal, incluso para el cuidado de la salud y operaciones mencionadas. Como médicos, no estamos obligados a aceptar su petición, y no alentamos cualquier restricción que pudiera impactar el intercambio de información que es importante para mantener su salud. Sin embargo, puede haber situaciones en las que es apropiada tal limitación. Le animamos a discutir esto con su médico quien le proporcionara más información si una restricción es necesaria.
  • Derecho a acceder a sus registros de salud – usted tiene el derecho de inspeccionar sus registros de salud en presencia de un médico y tener una copia de los registros.
  • Derecho a modificar o corregir sus registros de atención de salud – usted tiene derecho de proporcionar una adenda escrita para corregir alguna parte de su expediente médico que sienta que es inexacta.
  • Derecho a conocer cómo sus registros han sido revelados – usted tiene el derecho a recibir una copia del historial de las divulgaciones de sus registros de salud.

Qué hacer si usted sospecha que su privacidad ha sido violada

Animamos a nuestro personal para reportar cualquier violación de privacidad sospechosa, ya sea intencional o no intencional. También le animamos hacer un informe cada vez que sienta que su privacidad ha sido violada. Nadie será víctima de represalias por elaborar un reporte.

Usted puede hacer un informe de las siguientes maneras:

  • Teléfono: (707) 826-8633 x 5176
  • Fax: (707) 630-5131 Attn: Privacy Officer
  • Email: [email protected]
  • Envíe un reporte escrito a:
    Open Door Community Health Centers
    Attn. Privacy Officer
    1275 8th Street
    Arcata, CA 95521
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